Plan de gestión de cambios del proyecto, un ejemplo real y una plantilla

La creación de un plan de gestión de cambios del proyecto es un paso en las prácticas de planificación de la gestión de proyectos al planificar todas las iniciativas del proyecto.

Este artículo presenta el ejemplo más real de un Plan de gestión de cambios del proyecto que puede utilizar en su práctica profesional o con fines educativos y la composición de materiales académicos.

A continuación también encontrará un formulario para solicitar un cambio.

Plan de gestión de cambios del proyecto

El propósito de este documento es garantizar que todos los cambios en el proyecto se revisen, evalúen y aprueben según los requisitos, realice un seguimiento de los cambios hasta su finalización, lleve a las partes apropiadas a la discusión, negocie los cambios y comuníquelos a todas las partes afectadas.

Todos los interesados ​​deben ser notificados de la aprobación de cualquier cambio en el alcance del proyecto.

Funciones y responsabilidades

Gerente de proyecto

El director del proyecto actuará como administrador de cambios y evaluador principal de cambios. Incluye responsabilidades:

recibir y registrar solicitudes de cambio
realizar la evaluación oportuna y adecuada de los cambios en términos de sus impactos en los entregables y limitaciones del proyecto
esbozar opciones y recomendar cursos de acción y prioridades para los cambios
rastrear y facilitar decisiones oportunas sobre cambios
incorporar los cambios en los documentos del proyecto apropiados
comunicar los cambios al equipo del proyecto y a otros

Patrocinador de proyecto

Los patrocinadores del proyecto servirán como evaluadores de cambio y tomadores de decisiones de cambio. Incluye responsabilidades:

evaluar opciones y cursos de acción recomendados para estos cambios
aprobar o rechazar cambios

Garantizar que los recursos y la financiación adecuados estén disponibles para respaldar la ejecución del plan de gestión de cambios, asegurando que se implementen los cambios aprobados.
Solicitante de cambio

El solicitante de cambio, que es cualquier parte interesada, puede presentar solicitudes de cambio de proyecto siguiendo el proceso de presentación que se indica a continuación.

El proceso de aprobación de cambios

Las solicitudes de cambio pasarán por toda una serie de procesos de análisis y evaluación, desde el solicitante hasta el gerente del proyecto y luego al comité ejecutivo.

Eventualmente, los patrocinadores del proyecto tomarán la decisión final. Se seguirá estrictamente el siguiente proceso:

Planificación y Evaluación

Después de que se haya enviado una solicitud de cambio, será analizada por equipos técnicos, equipos de marketing o cualquier otro equipo relevante relacionado con la solicitud de cambio, que no puede responderse en una hora o un día.

Por el hecho de recibir la solicitud, los equipos iniciarán el proceso de realizar un análisis de solicitud de cambio, haciendo un plan de tiempo estimado, materiales, recursos, fondos, tecnología y todo lo relacionado con el trabajo extra.

Después de la planificación y evaluación, el solicitante recibirá los parámetros propuestos para tiempo y recursos adicionales y enviará una respuesta a la decisión correspondiente.

Una vez que se hayan aceptado los términos, el nuevo plan comenzará a implementarse.

Instrucción del formulario de solicitud de cambio

Cualquier solicitud de cambio de proyecto debe presentarse por escrito utilizando el Formulario de solicitud de cambio, que se agrega como anexo a este documento. Considere los siguientes aspectos antes de llenar la información:

el tipo de cambio

Defina el tipo de cambio: proyecto/plan de producción, dirección estratégica, política, proceso/procedimiento, diseño del producto, especificación técnica, estructura organizacional, partes interesadas, proveedor, contrato/pedidos, requisitos regulatorios u otros.

Descripción del cambio

Describa la naturaleza esperada del proyecto de gestión del cambio. ¿Cuáles son los elementos principales del plan de cambio? (por ejemplo, personas/cultura, sistemas/tecnología, documentación, puestos/roles, procesos, habilidades).

Cada uno de estos elementos puede requerir un enfoque particular en el plan de cambio.

La prioridad de la solicitud.

La escala y el impacto de un cambio deciden la prioridad de la solicitud, un cambio que debe realizarse con urgencia antes de que la siguiente etapa se considere crítica, o implique el cambio de las principales funcionalidades técnicas.

Cualquier solicitud de cambio debe ser oportuna, indicar si el cambio es urgente o puede mantenerse en función de los beneficios y los daños al proyecto.

Las razones del cambio

Describe la situación y el problema. Defina el contexto y los desafíos que rodean su iniciativa.

El impacto del cambio

Especifique el impacto del cambio, como cuánto dañará un cambio (retraso, costo, degradar equipos, crear inconvenientes para los externos) o mejorar.

Explique los detalles de lo que logrará el proyecto, cuál será el estado futuro.

Determine si esto afectará los roles laborales, los cambios de procesos, los cambios de políticas y/o la organización estructural. Enumere los departamentos, grupos de trabajo, sistemas u otros componentes que pueden cambiar.

Las alternativas para el cambio

¿Existen otras soluciones para el cambio propuesto? Indique si existe una alternativa que pueda conducir al mismo resultado.

Cambio técnico

Describa qué cambios técnicos y tecnologías se requieren para aplicar el cambio.

Evaluación de riesgos

¿Cuáles son los posibles riesgos del proceso de cambio? ¿Qué riesgos pueden ocurrir por adelantado durante la implementación y después de la implementación? ¿Qué tácticas implementará para minimizar estos riesgos?

Costo y recursos estimados

¿Cuál sería una estimación del costo total y los recursos para las actividades requeridas para llevar a cabo la iniciativa de cambio? ¿De dónde vendrán los fondos? ¿Se ha negociado esto con el cliente y el patrocinador?

Resultados del proyecto:

Describa cómo se probará que el cambio es efectivo y cuál será el resultado final después del cambio en todo el proyecto.

Aquí hay otro borrador del documento:

1. Descripción

Cualquier cambio de diseño documental o de fabricación debe aprobarse y documentarse oficialmente para que sea rastreable y cumpla con las normas.

El procedimiento describe los pasos principales para aprobar y actualizar la documentación necesaria durante y después de la introducción de los cambios.

2. Alcance del procedimiento

El procedimiento se aplica a todos los productos fabricados por la empresa y subcontratistas, así como a los productos de los proyectos en curso.
El procedimiento es aplicable para la actualización de información y documentación de productos tales como:
Documentación técnica
Dibujos técnicos y dibujos de montaje.
Planos de instalación
Documentación de los principales componentes técnicos
Especificación de prueba
Software
Hardware
Los clientes de la empresa deben utilizar la versión aprobada de la Solicitud de Cambio Permanente o Concesión de Cambio Temporal

3. Responsabilidades

Jefe del Departamento de Ingeniería – responsable de este procedimiento.

Solicitud de Cambio del Controlador y Solicitud de Concesión – las solicitudes son controladas por el Departamento de Ingeniería.

Controlador de la base de datos: la actualización de la información y la difusión de soluciones está controlada por el Departamento de Ingeniería.

Gerente de proyecto: si las solicitudes de cambio provienen de proyectos, entonces la principal responsabilidad de la Solicitud de cambio y la Concesión de cambio recae en el Gerente de proyecto del proyecto.

4. Fundamentos del procedimiento

Un solicitante del cambio: cuando se trata de proyectos internos de la empresa, el cambio lo presenta el Project Manager del proyecto.

En caso de una solicitud externa, la Solicitud de cambio permanente o la Solicitud de cambio temporal es completada por el gerente de proyecto de la empresa solicitante como se muestra en el Anexo 3 y es distribuida por el Gerente de proyecto de la empresa contratista.

Descripción del cambio: un cambio que no está definido en el alcance del proyecto.

Para ser completado por el solicitante Descripción del motivo: una descripción detallada del motivo que condujo a la solicitud de cambio y el impacto en el negocio. A rellenar por el solicitante.

Una descripción detallada de las alternativas – descripción de las alternativas para lograr el cambio solicitado. A rellenar por el solicitante.

Descripción de los cambios técnicos y tecnologías necesarias para la implementación del cambio – para ser completado por el departamento de tecnología.

Descripción del posible riesgo e impacto: describe si el cambio ralentizará, aumentará el costo o mejorará el proyecto.

Para ser completado por el departamento de tecnología después de una discusión con el Gerente de Proyecto del Solicitante.

Nivel de criticidad: en qué medida afectará esto al proyecto. La criticidad puede ser: Pequeña: no requiere activos financieros; Medio – cambio en el Plan del Proyecto y Grande – relacionado con los costos y cambio completo del Plan del Proyecto

Urgencia: esto lo determina el Gerente de Proyecto según la opinión del Departamento de Tecnología y la etapa de implementación del cambio solicitado

Opinión: aprobada, rechazada y pospuesta. Esta decisión es tomada por el Director del Proyecto y el Patrocinador del Proyecto.

Motivo de la opinión – descripción de la opinión tomada y los pasos necesarios para lograr la solicitud.