Kaizen: 20 claves para la mejora del lugar de trabajo explicadas con ejemplos

En la década de 1990, el profesor Iwao Kobayashi anunció su trabajo 20 claves para la mejora del lugar de trabajo y diseñó un marco de mejora funcional denominado “las 20 claves”.

Clasificó 20 secciones y operaciones de enfoque, que deben desarrollarse para lograr una transformación holística y sostenible. De acuerdo con las 20 Claves, estas claves base deben iniciarse antes que las demás para crear una estructura sólida en la organización. La cultura Kaizen utiliza estas guías incluso hoy en día, pero la comprensión de estas claves aún no está clara.

Ejemplos de las 20 claves para mejorar el lugar de trabajo para crear un entorno Kaizen

Limpio y ordenado. En todas partes y todo el tiempo.

Un lugar de trabajo limpio y ordenado durante la jornada laboral sin duda conducirá a una búsqueda más rápida de información precisa en un tiempo mucho más corto.

Puede usar una notificación de calendario para cada equipo para recordarle todos los días. No le gustará a todos los miembros del equipo, pero será mientras se acostumbre a organizar los archivos y carpetas con los que trabaja. Sin duda, llevará un tiempo recordar dónde se encuentra.

Cuando los archivos de trabajo se almacenan en carpetas separadas, por ejemplo, todos sabrán dónde encontrarlos durante unos segundos según sea necesario.

Trabajo en equipo en la mejora. Enfocado en el trabajo en equipo para involucrar a todos en mejoras entusiastas.

La discusión de una tarea por parte de todo el equipo conducirá a la visión de la tarea desde muchos puntos de vista diferentes.

Esto conducirá al intercambio de información diferente, y el equipo podrá descartar lo que sea necesario e innecesario. Esto, a su vez, generará más discusión entre el equipo. Por supuesto, estas discusiones requieren más tiempo que el tiempo dedicado a completar la tarea.

Mejora continua en el lugar de trabajo. Creando la mejora como una “forma de vida”, haciendo constantemente mejor el trabajo y el lugar de trabajo un mejor lugar para trabajar.

Las herramientas en línea modernas se pueden implementar como un estudio para diferentes equipos. En él, cada individuo podrá describir lo que le gustó y lo que se puede mejorar.

Para no ser tan extenso, solo se pueden hacer unas pocas propuestas de opción múltiple. De acuerdo con la información recopilada, realizar mejoras a los deseos de la mayoría del equipo. Una de las dificultades será lograr que todo el equipo se involucre en completar el formulario. Es posible que se les deba recordar repetidamente hasta que lo llenen.

Trabajo disciplinado y rítmico. Sistemas totales sincronizados donde todas las partes trabajan juntas en lugar de estar cronometradas de forma independiente.

Se puede usar una herramienta de software como JIRA para permitir que los equipos individuales realicen un seguimiento de dónde ha ido su contraparte en la tarea.

Esto permite la optimización de procesos porque algunos equipos dependen del trabajo de otros equipos para que puedan contribuir a la tarea en consecuencia. De esta manera, se les informará cuándo pueden comenzar la tarea.

Desperdiciar. Constante identificación y eliminación de cosas que o no agregan valor o incluso lo destruyen.

El monitoreo continuo de equipos y tareas le permite ver cuáles de las cosas que está haciendo el equipo están funcionando bien y cuáles no. De esta manera, las actividades que no son particularmente beneficiosas para el desarrollo pueden eliminarse con el tiempo.

Este análisis lo ayudará a determinar qué invertir para maximizar positivamente su flujo de trabajo, lo que conducirá a un progreso significativo. Las dificultades que se le presentarán a una empresa son:

La necesidad del responsable de los análisis correspondientes. Esta persona deberá invertir tiempo adicional para la inspección y el estudio.

Gastos extra por el sueldo del “analista”.

Capacitación y empoderamiento de los trabajadores. Capacitar a los trabajadores para que alcancen los puestos de trabajo de personas más calificadas, para que puedan aumentar el valor que agregan al trabajo.

En mi opinión, un factor esencial es invertir constantemente en aumentar el conocimiento de un producto o campo a cada miembro del equipo.

Cuando hay reuniones periódicas o varias capacitaciones en diferentes direcciones, podemos estar seguros de que nuestro equipo adquirirá continuamente nuevos conocimientos o consolidará los antiguos.

Esto es muy importante para que todos trabajen al nivel que se espera de ellos. Tal vez organizar esta capacitación adicional requiera mucho tiempo, especialmente si el equipo es más grande y el tiempo de capacitación es limitado.

Una opción es dividirse en grupos focales para que todos puedan prestar atención durante la capacitación y ser más productivos.

Tecnología. Usar y enseñar a las personas sobre tecnología más compleja que pueden usar y adaptarse a ella, trayendo las últimas máquinas y haciéndolas realmente funcionar.

Es vital implementar nuevas técnicas y productos que conduzcan a un trabajo en equipo más eficiente a través de nuevas técnicas de trabajo. Uno de los problemas iniciales es que el equipo debe aprender a aplicar los últimos métodos.

Este proceso puede tomar algún tiempo para que las personas se acostumbren y lo usen para que puedan beneficiarse de lo aprendido en el futuro.

Estilo de gestión participativa. Trabajar con todas las personas para involucrar sus mentes y corazones en su trabajo, así como sus manos.

Es bueno organizar encuentros frecuentes para recoger diferentes perspectivas para poder extraerlas. Como resultado, se combinarán las buenas ideas de cada miembro de un equipo.

Sin embargo, la organización de estas reuniones no siempre será fácil, ya que es necesario considerar a cada uno de acuerdo a la importancia de la tarea que realizará en el momento.

Si una tarea tiene una fecha límite que se encuentra en un futuro muy cercano, no será apropiado tomar tiempo libre del trabajo del miembro del equipo, ya que esto puede generar discusiones innecesarias.

Reducción de inventario y tiempo de entrega. Abordar la sobreproducción y reducir costos y plazos.

Es bueno invertir en el desarrollo de las habilidades de las personas. Esto conducirá a una finalización más rápida de las tareas asignadas porque el equipo aprenderá nuevos métodos sobre cómo hacer el trabajo de manera efectiva. Obtenga más información sobre el tiempo de entrega.

Reducción de cambios. Reducción de los tiempos de cambio de troqueles y máquinas para permitir un trabajo más flexible.

Si el equipo no tiene experiencia, sería útil que tuvieran mentores que ya hayan pasado por esto y tengan más experiencia en el desarrollo/uso de productos.

Les ayudarán a completar sus tareas a través de consejos y orientación. Esto conducirá a una mejor calidad y una producción más rápida. Si es necesario, pueden tener capacitación diaria durante la cual los mentores les mostrarán diferentes técnicas para un mejor y más eficiente manejo del producto.

Mantenimiento. Mantenimiento de máquinas por personas que trabajan en ellas, en lugar de especialistas externos. Esto permite un ajuste constante y un tiempo de inactividad mínimo.

La ventaja será que la empresa tendrá administradores de sistemas designados directamente, es decir, profesionales de TI que trabajan a tiempo completo y son responsables del mantenimiento de todos los sistemas.

De esta forma, se pueden evitar problemas con los sistemas debido a un mantenimiento descuidado.

defectos Gestión de defectos, incluyendo piezas defectuosas y enlaces de mejora.

Analizar el trabajo es un proceso de desarrollo muy importante. Puede haber diferentes tipos de mítines semanales. Durante estos, el equipo discutirá qué dificultades están experimentando actualmente.

Cuando todo el mundo está en la opinión de un obstáculo dado y todo el mundo es consciente de ello, entonces será mucho más fácil eliminarlo. Por lo tanto, es imperativo controlar el flujo de trabajo para que se pueda responder lo más rápido posible cuando surja un problema.

Planificación. Oportunidad de las operaciones que crea flujo y un flujo constante de productos a tiempo, de alta calidad y bajo costo.

Los diferentes tipos de productos, en la mayoría de los casos, requieren diferentes tiempos para su producción. El paso más importante para mí es priorizar los productos según su complejidad y tiempo de fabricación.

Cuando se requiere más trabajo y recursos para un producto final, la planificación debe comenzar con él para que pueda completarse con otros productos que requieran menos tiempo y recursos. Esto, por supuesto, depende de los requisitos del cliente.

La disponibilidad de información sobre el plan de desarrollo de productos tendrá un impacto positivo. Por lo que tendremos claro su complejidad y tiempo de construcción.

Como consecuencia, se priorizarán las cosas y las tareas se distribuirán entre todo el equipo según sus capacidades, para que el desarrollo del producto se realice a tiempo.

Este término ha sido discutido con el cliente de antemano. Es posible que no siempre podamos estimar el tiempo de construcción correctamente.

Esto conducirá a más tensión y desconcentración del equipo. Una preocupación con el equipo de la fecha límite desencadenará esto. A través de una planificación adecuada y una discusión constante del proceso en curso, podremos optimizar los procesos de fabricación.

Monitoreo cero. Construir sistemas que eviten la necesidad de «cuidadores de máquinas» y, en cambio, tengan personas que trabajen en el mantenimiento de varias máquinas.

Para que esto suceda, es de suma importancia desarrollar hábitos de equipo apropiados. De esta manera, llevarán un registro de sus errores y su progreso.

Generar confianza es fundamental para que esto suceda. Cuando las personas con las que trabajamos se dan cuenta de que creemos en ellos, hacen todo lo posible para cumplir con sus tareas. Pondrán más esfuerzo en la actuación.

Una desventaja es que se puede acumular un exceso de estrés por no realizar la tarea como se esperaba si no reciben retroalimentación continua sobre el progreso.

Proceso, fabricación celular. Creando celdas interconectadas donde el flujo y la atracción están a la orden del día.

En cada empresa, ciertas tareas deben realizarse todos los días en ciertos momentos del día. Hacer recordatorios de calendario conducirá a la coherencia en la forma en que se realizan.

Será difícil al principio. Este será el caso hasta que el equipo se acostumbre a que todos controlen sus calendarios y notificaciones todos los días. Esto les recordará sus tareas. Habrá menos supervisión de supervisión.

Asociaciones de proveedores. Trabajar con proveedores, haciéndolos parte de la cadena de valor en constante mejora, en lugar de luchar con ellos.

Estos pueden ser procesos, formas de trabajar, incluso roles o posiciones. Cualquier cosa que no te ayude debe ser removida de tu trabajo.

Cuando una empresa trabaja con múltiples proveedores, generará confianza de su parte.

Algunos proveedores son responsables de más de un producto, y esto puede ser muy bueno cuando se necesitan diferentes cosas cuando somos leales solo a algunos de los proveedores más utilizados.

Trabajo multifuncional. Personas que trabajan con otros en diferentes departamentos e incluso se mudan para ganar experiencia en otras áreas también.

Cada departamento se especializa en un tipo diferente de actividad. Las personas en diferentes departamentos no siempre entienden los objetivos de sus colegas y por qué están tomando medidas.

Cambiar de departamento será bueno en términos de comprender el sistema general de una empresa o equipo. Esto contribuirá a cada miembro del equipo de desarrollo. Ellos entenderán lo que la empresa está buscando.

Tras el conocimiento acumulado será capaz de ayudar a priorizar tareas específicas según su importancia. Esto logra integridad, respeto y facilidad en las relaciones entre colegas de diferentes departamentos.

Conservación. Conservar energía y materiales para evitar el desperdicio, tanto para la empresa como para la sociedad y el medio ambiente en general.

Un ejemplo simple es eliminar el papeleo para una solicitud de vacaciones. Algunos sistemas reemplazan el papel por formularios en línea. Esto facilita el proceso de trabajo porque todo se envía electrónicamente directamente a los equipos responsables del mismo.

Equilibrar las preocupaciones financieras con otras áreas que indirectamente afectan los costos.

La empresa necesita invertir más tiempo en la realización y desarrollo de productos que serán más rentables que otros.

Aunque supusiera que otro producto de menor importancia fuera descatalogado o dejado en un segundo plano. Priorizar la producción versus la rentabilidad es extremadamente importante para la empresa.

Tecnología de Sitio e Ingeniería Concurrente. Comprensión y uso en todos los niveles de métodos como la ingeniería concurrente y los métodos de Taguchi.

El método Taguchi es un método de control de calidad. Permite el diseño y desarrollo de productos para reducir la ocurrencia de defectos y daños en los productos fabricados. Este método será beneficioso al probar el producto para que se puedan eliminar los errores en el comportamiento del producto.