Gestión de inventario en la organización

La gestión de inventarios abarca los principios, conceptos y técnicas para su planificación y control en todos sus estados, desde las materias primas hasta los productos terminados, con el objetivo principal de cumplir con los objetivos financieros de la empresa y las tareas de servicio al cliente.

Los inventarios sirven como base de la actividad productiva o son el resultado de ella. Por lo tanto, deben planificarse, administrarse, optimizarse y controlarse con precisión en todos los niveles.

Flujos de materiales

Los flujos de materiales son la principal actividad económica de una empresa comercial o manufacturera.

La gestión racional de los inventarios, la minimización de los inventarios en combinación con la provisión garantizada de la actividad económica son una garantía para el funcionamiento efectivo de la empresa.

El uso del subsistema de gestión de inventario permite organizar el almacenamiento de manera eficiente, aumentando la productividad de los empleados en el almacén, empleados de estructuras de ventas.

Kaizen es un modelo excelente para la gestión de inventarios y suministros.

Los sistemas de control japoneses apuntan a un flujo óptimo y pérdidas mínimas. Al mismo tiempo, Kaizen satisface las necesidades de los clientes y del almacén con un enfoque Justo a tiempo (JIT).

En la decisión aplicada se realiza un informe operativo detallado de materiales, producción y bienes en stock. Se proporciona un control total de los inventarios en la empresa.

La solución de la aplicación permite:

Gestión de inventario en varias unidades de medida para múltiples almacenes;
Llevar un registro separado de bienes propios, bienes aceptados y entregados para la venta, empaques retornables;
Detallar la ubicación de las mercancías en el almacén por lugar de almacenamiento, lo que permite optimizar el cobro de los pedidos de los clientes (mercancías en el conocimiento de embarque) en stock;
Informe de números de serie, fecha de vencimiento y certificados;
Controlar la correcta ortografía de números de serie y mercancías con fecha de caducidad determinada y certificados;
Establezca características de lotes aleatorios (color, tamaño, etc.) y mantenga un informe de lotes en la sección de almacenes;
Reporte de aduanas y país de origen;
Montaje y desmontaje de inventarios;
Reserva de inventarios.
Organización de un almacén.
La organización del almacén puede ser diferente, la estructura puede ser simple y suficientemente compleja jerárquicamente. Los almacenes o el espacio de almacenamiento pueden estar tanto en el territorio de la empresa como ubicados de forma remota.

Los informes de existencias se pueden ingresar al sistema de información con un alto grado de detalle: hasta el nivel de características del producto (color, tamaño, dimensiones, etc.), hasta el nivel de números de serie y fecha de vencimiento de la mercancía. Es posible obtener valoraciones de inventarios al costo y volumen potencial de ventas en precios de venta.

Se prevé un inventario de los inventarios y el procesamiento automático de los resultados de su implementación. Como resultado del inventario, calcula automáticamente la diferencia entre las cantidades informadas (registradas en la base de información al realizar documentos para recibos y transferencias) y la cantidad real de materiales. . Luego se elaboran documentos para la cancelación (en caso de ausencias) o la contabilidad (en caso de excedentes manifiestos).

Los medios para el análisis estadístico de las existencias permiten la evaluación del atractivo de cada producto por su participación en el volumen de negocios o utilidad de la empresa, la estabilidad de las ventas, la divulgación de productos de baja venta por criterios tales como vida útil promedio, costo por período, y tasa de rotación.

¿Por qué debemos gestionar el inventario?

La gestión de inventarios es la actividad más importante de la distribución física debido a la inversión del 20 al 80% de las inversiones en activo circulante.

Su almacenamiento requiere capacidad de almacenamiento e inversión para su construcción y mantenimiento. Se incurre en costos por el almacenamiento de las existencias, se asume el riesgo de ralentizar la rotación y disminuir las utilidades.

Los principales objetivos de la gestión de inventarios son aumentar el beneficio de la actividad, predecir el resultado de la estrategia de la empresa y la política de mantenimiento de inventarios, para minimizar los costos totales de distribución.

Los costos se reducen al limitar y eliminar las entregas retrasadas e incumplidas, la exención de bienes difíciles de vender y comprometidos, equilibrando el tamaño y la frecuencia de las entregas y los servicios de transporte. Las existencias de productos básicos en mayoristas y minoristas aumentan con el aumento de las ventas y la ampliación de la gama de productos.

Los fabricantes mantienen existencias más grandes, que incluyen existencias de materias primas, materiales, piezas y productos terminados.

Quienes trabajan con materias primas producidas mantienen grandes stocks, que poco a poco van desapareciendo, si no tienen esta oportunidad, corren el riesgo de comprar a mayor precio hasta la nueva campaña.

Necesidad de mantener inventarios.

La necesidad de inventarios depende de las características fisicoquímicas de los bienes y de los precios. Las existencias de bienes materiales son mucho más pequeñas que las de bienes duraderos con una larga vida útil y un precio más alto. Los bienes técnicos y repuestos para existencias son aún más grandes debido a su alto precio.

La diferencia en el número de existencias mantenidas según la naturaleza de la actividad y las funciones que desempeñan en los canales de distribución caracterizan de manera diferente la relación entre existencias e inventarios medios.

En los negocios, esta relación es el criterio principal para el retorno del canal de inversión.

Dependencia entre existencias y demanda

En la gestión de la distribución física, la cualificación es importante en función de las especificidades de la demanda.

Demanda continua: incluyen bienes de naturaleza homogénea o satisfacen las necesidades por un período corto y se compran en presencia de nuevas necesidades. Tienen un ciclo de vida largo, las ventas son constantes y están poco influenciadas por factores de mercado.

En el caso de demanda continua, los inventarios deben mantenerse en un nivel satisfactorio para la ejecución de los pedidos de los clientes cercano al 100%.

Demanda periódica – se refiere a bienes con un mayor período de desgaste físico y moral, con un precio más alto y la capacidad de reposición. Dependen de muchos factores que no siempre se cuantifican con precisión. La gestión de este tipo de inventario debe estar dirigida a una compensación y previsión más cuidadosa para el período futuro debido a la dependencia del servicio, las ventas potenciales y el costo de obtenerlas.

Demanda estacional: es típica la demanda de bienes solo en ciertas temporadas. Por ejemplo ropa de invierno y verano, complementos deportivos, material escolar, regalos de Navidad y Año Nuevo, etc. Este nombre de búsqueda es pico o desechable.

Demanda limitada: incluye bienes buscados en ciertos momentos, después de lo cual se ofrecen nuevos bienes en el mercado que los reemplazan. Son bienes con un ciclo de vida muy corto. El declive puede ser suave, predecible y planificado.

La gestión de este tipo de bienes debe estar enfocada en una planificación precisa, cuándo, cuánto y dónde acumular existencias para la realización de ventas óptimas.

Demanda limitada: este tipo de bienes están vinculados a un tipo de bienes complementarios. Por ejemplo, la mayor demanda de vehículos de motor personales está relacionada con la demanda de repuestos y servicios, combustible, aceite. La demanda de champús, cremas está relacionada con la mayor demanda de ampollas y cajas de empaque, etc.

Aquí, la gerencia debe anticipar y pronosticar cuánto de los bienes complementarios se producirá y entregará para satisfacer las necesidades.

Los problemas de gestión de inventario están relacionados con la previsión, el pago y el control de los inventarios.

Relación entre la cantidad de inventario y los costos de mantenimiento

El mantenimiento de la alta demanda de los clientes se caracteriza por existencias constantes de los grupos y variedades de productos ofrecidos listos para pedidos superiores al 90% o alrededor del 100%.

En estas condiciones, se invierte más capital en activos tangibles corrientes, riesgo en su rotación, más inversión en mantenimiento de capacidad de almacenamiento y costos de almacenamiento.

El mantenimiento de mayores stocks requiere la entrega de mayores cantidades, lo que contribuye a reducir los costes de transporte debido a un uso más eficiente del vehículo, tecnologías de carga y descarga, etc.

Se esperan mayores ventas manteniendo existencias más pequeñas si las entregas son más frecuentes y en cantidades más pequeñas. Esto prevé un aumento en los costos de transporte.

La gestión de inventario debe equilibrar dos elementos interdependientes de los costos de distribución para que se minimicen los costos de transporte, suministro, mantenimiento y almacenamiento.

El mantenimiento de existencias mínimas depende de muchos factores, el volumen y la estructura de las ventas y sus fluctuaciones en el tiempo, la relación con los proveedores – cuántos son, cuál es el ciclo de ejecución de pedidos, su confiabilidad, etc., tiempo de transporte, modos de transporte. control de stocks y determinación del momento de presentación de una nueva orden de compra, etc.

Hay una desviación en la gestión teórica y práctica de las existencias. Con la gestión de inventario actual, no siempre es óptima.

La optimización se logra con una buena coordinación entre los principios teóricos y la experiencia práctica.

Cuando la dirección no dispone de recursos económicos

Cuando la gerencia no tiene los recursos financieros y la experiencia profesional para investigar, analizar, controlar, pronosticar y planificar la demanda, las ventas y los inventarios pueden lograr buenos resultados en la gestión y mediante la aplicación de métodos más ampliamente disponibles de control y gestión de inventarios.

Un ejemplo son los productos de software listos para usar, si es posible para el uso por parte de la empresa de un sistema de información informático y uno para conexiones informáticas con los almacenes de la empresa.

El control de inventarios debe asegurar que los bienes demandados por los clientes sean atendidos y satisfechos a un costo mínimo para el mantenimiento y reposición de existencias.

El control se aplica a la recepción de las mercancías en el depósito de almacenamiento, durante la ejecución de los pedidos y el envío de las mercancías, y durante el almacenamiento.

El control cubre las existencias almacenadas simultáneamente en todos los almacenes de la empresa.

La orden de reposición de existencias cubre todas las variedades, existencias cercanas al punto crítico.

Al pedir más de la cantidad mínima, proporciona un uso más eficiente de la capacidad del vehículo y menores costos de transporte.